HOW TO WRITE A PERFECT PROFESSIONAL EMAIL IN ENGLISH - Mari belajar yuk

HOW TO WRITE A PERFECT PROFESSIONAL EMAIL IN ENGLISH

 VCLASS BAHASA INGGRIS MEETING 4

Terdapat 5 poin didalam pembahasan pada pertemuan kedua matakuliah b.inggris tentang bagaimana cara menulis email yang sempurna dalam bahasa inggris
•	Begin with a greeting
•	Thank the recipient
•	State your purpose
•	Add your closing remarks
•	End with a closing

Begin with a greeting
Awal penulisan email harus selalu dimulai dengan salam langsung ditujukan kepada orang yang akan kita tuju/dikirimi email. Itu selalu digunakan dalam pesan email formal tapi terkadang dilewati dalam pesan email informal. Ada beberapa cara dalam mengirim yaitu formal dan informal.

“Dears Mrs. Afzal”, Jika kita sudah mendapatkan nama orang yang ingin kita kirimi email sebaiknya gunakan nama mereka bersama dengan gelar apa pun yang dimiliki orang tersebut.

“Dear Afzal”, Salam ini biasa digunakan untuk mengirim email kepada keluarga dan kerabat atau pun teman.

“Dear Sir / Madam”, Kalimat salam ini jika kita tidak tahu nama orang yang ingin kita hubungi, dimana kita harus berusaha keras untuk menemuka informasi tersebut. Sebagai upaya terakhir tidak apa-apa tetapi kurang efektif untuk mengalamatkan email ke orang yang ingin kita tuju.

“Dear Human Resources Director”, Salam tersebut biasanya kita tujukan kepada perusahaan tetapi jika kita tidak tahu nama atau gelar seseorang, tidak apa-apa menggunakan salam ini. (informal)
Jadi coba kita bandingkan salam formal dengan salam informal sangatlah berbeda.

“Hai Afzal” dan “Halo Taylor”, Salam informal untuk individu

State your purpose
Dalam state your purpose ini menjelaskan maksud dan tujuan kita sejak awal dalam mengirim email, pastikan kalimat kita singkat dan jelas untuk mempermudah penerima dalam membaca email kita. Misalnya, “Saya menulis email ini untuk menanyakan tentang…”entah pembayaran kampus, menanyakan lowongan kerja. Namun berbeda saat kita menulis email tidak resmi kepada keluarga atau teman kita tidak harus menghindari singkatan atau akronim.

Add your closing remarks

Berdasarkan jenis pesan yang kita kirim, sebelum kita mengakhiri email, kita harus sopan untuk mengatakan berterima kasih kepada pembaca kita dan tambahkan beberapa kata penutup yang sopan seperti “Terima kasih atas kesabaran dan kerja sama anda” dan kemudian kita lanjutkan dengan menulis “Untuk informasi lebih lanjut, jangan sungkan untuk menghubungi saya. Beri tahu saya jika anda memiliki pertanyaan. Terima kasih atas perhatiannya”.

End with a closingAkhiri dengan penutupan email kita harus formal bukan informal kecuali untuk keluarga, teman, dan keraba, email formal dengan memasukkan nama depan dan belakang anda “Salam Hormat Afzal Arifiansyah dan ucapkan “Terima kasih”. Jika kita menulis email atas nama organisasi/perusahaan dan kita tahu nama orang yang anda kirimi email, gunakanlah.